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分享丨協同辦公平臺的設計應包括哪些要素?

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分享丨協同辦公平臺的設計應包括哪些要素?

發布日期:2019-12-07 10:26 來源:http://www.zlywg.com 點擊:

隨著“互聯網 +”理念建設思想的深入,辦公自動化系統(Office Automation System,簡寫 OAS)由初期的傳統OA,逐步轉向以管理為核心,促進資源互通的協同辦公平臺。其以最優化、最便捷的方式對業務進行處理、對數據和信息進行管理,形成“辦文、辦事、辦會”的協同辦公體系,不僅展現單位信息化水平,同時極大促進辦公效率、促進各部門的信息交流和共享,形成“決策過程科學化、工作流程順暢化、人員行為規范化、業務數據集成化”的辦公環境。

 

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那么協同辦公平臺的設計應該包含哪些要素呢?


01.總體架構設計


協同辦公系統涵蓋了日常辦公中的諸多業務需求,需要同步考慮業務的規范性、可擴展性、實用性、安全性等原則。其總體架構應該分為 5 層:


第一層為基礎設施層,主要是提供必要的軟硬件環境,以便于應用系統的安裝部署;第二層為數據資源層,主要包括歷史數據、基礎數據、公文數據、業務數據以及臨時數據;第三層為應用支撐層,包括流程引擎、搜索引擎、工作流引擎、表單引擎等,其主要負責為應用層提供基礎服務支撐和安全保障;第四層為業務應用層,包括資源整合網、PC端、Pad端、移動端。為全局日常辦公提供業務服務;第五層為交互展現層,主要為不同用戶提供平臺進行業務操作。


02.系統功能設計


協同辦公平臺可圍繞“一池一網三端”設計思路,分別是政務資源池、資源整合網和PC 端、PAD 端、手機端,打造政務生態圈。


(1)政務資源池設計


政務資源池以政務數據為基礎,將各個業務系統數據統一匯合至資源池,進行數據融合、數據操作、數據存儲、數據分析,并對整個過程進行監控,將本相互獨立于各個數據庫的數據“相連”,形成可供上層應用使用的高價值“活數據。

 

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(2)資源整合網設計


資源整合網以信息整合為核心,集成各個功能模塊于一張網進行統一展現。通過單點登錄實現對各業務系統的集中訪問,減少系統使用復雜度。通過門戶配置功能,配置多個門戶模板,用戶可根據習慣選擇門戶模板。通過門戶部件配置功能,用戶可通過操作習慣及工作常用功能,配置個人的常用功能及常用系統,方便快速導航。


(3)三端功能設計 


根據實際辦公情況,日常辦公涉及到的業務涵蓋公文審批流轉與各 類事務辦理、信息發布等,以老 OA 系統使用現狀為基礎,以辦公中的痛點為抓手,以優化 OA 功能、擴大協同辦公覆蓋、加強輔助分析、實現以移動辦公為著力點、結合實際需求、 圍繞“ 辦文、辦事 、辦會 ”3大重點 。


PC 端包含全部欄目 ,PAD 端及手機端根據操作習慣及移動辦公特點實現部分欄目功能。公文處理和公文庫是辦公平臺的重點功能,涵蓋了政府機關最主要的公文流轉。公文處理中的各項子欄目借助工作流技術,將各類公文的每一個環節落實到人,實現了公文的登記、審批、流轉、辦理,并同步至公文庫,公文庫中提供所有公文及其歷史信息的查閱。辦會管理針對日常工作中的會議要求,通過會議室申請、會議室管理實現會議室的統籌管理,會議通知結合短 信提醒,實現各類會議的精準通知。辦事管理融合了日常辦公中涉及的各類事務,包括政務、綜合、內控、人事等方面,同樣采用工作流技術實現流轉、審批,提高工作效率。


信息發布是辦公平臺中的消息發布窗口,通過權限配置為不同用戶分配權限,經審核后上傳發布,是單位內部信息傳遞的有效途徑。 


統計分析是通過數據建模,利用BI前端分析技術,以智能化圖形展示各個指標分析結果,是政務資源池的應用。輔助功能提供了通訊錄、我的消息、短信、個人事務等輔助辦公功能,使辦公更便捷、交流更暢通。

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